Entenda antes de pedir

O primeiro passo é descobrir em qual cartório o registro foi feito. Procure o nome do cartório numa certidão antiga ou no verso do RG emitido a partir de 1984. Se não encontrar, use a Busca de certidão do portal oficial do Registro Civil, que pesquisa a central nacional (CRC). Com o cartório em mãos, peça a segunda via.

A certidão em breve relato — a “simples” — traz os dados principais do registro e serve à maioria dos usos no Brasil. A de inteiro teor reproduz todo o registro, com as averbações, e costuma ser exigida para cidadania estrangeira. A reprográfica é a forma do inteiro teor feita por cópia do livro. Quem decide qual tipo serve é quem vai receber o documento.

A certidão digital do Registro Civil é um PDF assinado eletronicamente pelo cartório, com um código de validação perto do QR code. Ela vale como certidão no formato digital, mas a impressão feita por você é só uma cópia simples. Para ter a certidão em papel com valor, peça a materialização num cartório de Registro Civil. Confira a autenticidade no validador oficial.

Se a busca não achou o registro, isso não prova que ele não existe: a central nacional recebe os registros antigos aos poucos. Confira os dados, tente variações de nome e procure o cartório da cidade provável. Se o nascimento nunca foi registrado, há o registro tardio; se o livro se perdeu, a restauração.

Não existe prazo geral de validade para certidão de nascimento, casamento ou óbito. Quem pede “certidão atualizada” — banco, consulado, cartório, órgão — define a data máxima de emissão, porque a certidão só mostra as averbações existentes no dia em que foi emitida. Antes de pedir, pergunte o prazo e o tipo exigidos.

A alteração de nome no cartório é o procedimento do Registro Civil que permite a quem tem 18 anos ou mais trocar o prenome sem dar motivo, uma única vez. Também permite incluir ou excluir sobrenomes nos casos da lei: sobrenome de família, casamento, divórcio, união estável registrada, mudança de filiação e padrasto ou madrasta. Desfazer a troca de prenome exige sentença judicial; outros casos de sobrenome dependem do juiz corregedor.

O registro de um imóvel é feito no Registro de Imóveis da circunscrição onde o imóvel está — não em qualquer cartório da cidade. Em cidades com mais de um Registro de Imóveis, o endereço define o competente. Para descobrir, use o Mapa do Registro de Imóveis do ONR ou pergunte a um dos cartórios da cidade, informando o endereço completo.

O número da matrícula aparece na escritura, no contrato de financiamento e em certidões anteriores do imóvel. Sem esses documentos, dá para pesquisar matrículas ligadas a um CPF ou CNPJ no RI Digital ou pedir ao Registro de Imóveis competente a busca pelo endereço. Imóveis registrados antes de 1976 podem estar em transcrição, no sistema antigo.

Escritura é o documento em que o negócio é formalizado no tabelionato de notas; contrato particular é o mesmo negócio feito sem tabelião, admitido nos casos da lei; matrícula é a ficha do imóvel no Registro de Imóveis, onde a compra precisa ser registrada. A propriedade só passa ao comprador com o registro na matrícula.

A matrícula é a ficha do imóvel: no alto vêm a descrição do imóvel e o proprietário quando ela foi aberta; abaixo, em ordem de data, os atos numerados. “R-” indica registro — compra, hipoteca, alienação fiduciária, penhora — e “AV-” indica averbação — mudanças e cancelamentos. Para saber a situação atual, leia até o último ato.

Para provar quem é o dono e se há dívidas ou restrições, peça a certidão de inteiro teor da matrícula, que tem fé pública e basta para comprovar propriedade e ônus. A visualização de matrícula é só consulta, sem valor de certidão. Para escritura de compra e venda, a certidão de ônus reais vale 30 dias. Escolha pela finalidade de quem vai receber.

Nota devolutiva é a resposta escrita do Registro de Imóveis quando o título (escritura, contrato) não pode ser registrado como está. Ela deve listar todas as exigências de uma vez. Você pode cumprir as exigências ou, se discordar, pedir que o caso vá ao juiz (suscitação de dúvida). Atenção ao prazo: a prenotação perde efeito se as exigências não forem cumpridas a tempo.

Averbação de construção é o ato do Registro de Imóveis que anota na matrícula a casa ou o prédio construído, ampliado, reconstruído ou demolido no terreno. Ela é obrigatória e é feita no cartório do lugar do imóvel. Em regra, pede o Habite-se da prefeitura e a certidão da obra emitida pela Receita Federal (CND ou CPEND) depois da aferição no Sero. A lei prevê exceções.

Carta de anuência é a declaração do credor que autoriza o cancelamento de um protesto. Ela é necessária quando você não tem o título original (boleto, duplicata, cheque) para apresentar ao cartório. Pode ser em papel, com identificação e firma reconhecida do credor, ou eletrônica, emitida de graça pelo credor na CENPROT.

Autenticação de cópia atesta que a cópia é igual ao original; reconhecimento de firma atesta de quem é a assinatura num documento em papel; assinatura eletrônica (gov.br ou certificado digital) assina documentos digitais. Órgãos públicos, em regra, não podem exigir do cidadão firma reconhecida nem cópia autenticada. Entre particulares, quem recebe o documento decide o que aceita.

Comarca é a área de um ou mais municípios atendida pela Justiça Estadual de 1º grau. Fórum é o prédio. Vara é a unidade de um juiz, com uma competência (cível, família, criminal). Foro é o território onde a ação deve ser proposta e, em alguns tribunais, uma subdivisão da comarca. Tribunal é o órgão que reúne a Justiça daquele ramo e julga, entre outras coisas, os recursos.

Para achar a unidade judicial certa, defina primeiro a Justiça (estadual, federal ou do trabalho), depois o assunto (família, cível, juizado, criminal) e o lugar que a lei considera — em regra, o domicílio do réu. Com isso, use a busca de unidades do tribunal ou fale com o balcão. O nome da cidade sozinho não define a vara.

Balcão Virtual é o atendimento por videoconferência com o balcão de uma unidade judicial, no horário de atendimento ao público. Os tribunais, exceto o STF, são obrigados a oferecê-lo (Resolução CNJ 372/2021). Serve para tirar dúvidas e pedir informações sobre processos; não serve para protocolar petições nem para falar com o gabinete do juiz.

Certidão criminal judicial lista processos criminais distribuídos num tribunal; certidão de antecedentes criminais, emitida pela polícia, informa condenações ou registros. São documentos diferentes, e quem pede define qual aceita. A da Polícia Federal é gratuita, vale 90 dias e só retorna “nada consta” quando não há condenação com trânsito em julgado.

Para consultar um processo, use o sistema oficial do tribunal onde ele tramita ou a consulta unificada do Jus.br, portal do CNJ. Alguns tribunais usam dois sistemas ao mesmo tempo — no TJSP, eproc e e-SAJ —, por isso prefira a consulta unificada do próprio tribunal, que indica em qual sistema o processo está.

Defensoria Pública, Juizado Especial e CEJUSC são serviços públicos de acesso à Justiça para resolver um problema jurídico sem pagar advogado particular. A Defensoria orienta e defende de graça quem não pode pagar, com limite de renda que muda de uma Defensoria para outra. O Juizado Especial Cível julga causas de até 40 salários mínimos, sem custas na primeira instância. O CEJUSC faz conciliação e mediação, inclusive antes de existir processo.

Documentos do imóvel na prefeitura são as guias e certidões municipais ligadas aos impostos e à construção: ITBI, IPTU, valor venal e Habite-se. O ITBI é o imposto municipal cobrado quando o imóvel passa de uma pessoa para outra por ato oneroso, como a compra e venda. Na escritura entram o comprovante do ITBI e as certidões fiscais; a certidão de tributos do imóvel urbano pode ser dispensada pelo comprador, que passa a responder pelas dívidas.